Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Контроль рабочего времени сотрудников неизбежен для адекватного расчета зарплат и премий, применения взысканий и осуществления необходимых социальных выплат.

Классический формат отображения таких данных — табель учета рабочего времени. Чаще всего обязанность ведения табеля возложена на сотрудников кадровой службы, однако в зависимости от организационной структуры предприятия или учреждения ситуация с порядком заполнения табеля может складываться по-разному.

Если организационная структура простая и сотрудников в ней мало, то учет как таковой не представляет никакой сложности. Больничные, отгулы и отпуска не проходят незамеченными, а любые нарушения трудового распорядка легко фиксируются.

В случае, если имеет место разрозненная организационная структура, встает вопрос о заполнении табелей учета рабочего времени “на местах”, поскольку централизованный контроль в такой ситуации невозможен. Возникает так называемый коллективный учет, заполнение документов с несколькими табельщиками.

Проблемы коллективного заполнения табелей

В идеале каждое структурное подразделение ведет свой табель рабочего времени. Ответственен за этот документ либо руководитель подразделения, либо выделенный сотрудник.

На деле часто имеет место другое положение дел:

• сотрудники сами вносят сведения о своей работе;

• табель заполняется постфактум и “для галочки” из-за элементарного дефицита времени на его оформление;

• внутри одного подразделения начальники разных смен/ разные должностные лица вносят дублирующие либо противоречащие друг другу сведения о работе сотрудников;

• данные в табеле многократно исправляются, корректируются.

Все перечисленные случаи создают нарушения и провоцируют проблемы с начислением оплаты труда.

Устранить проблемы можно посредством более четкой регламентации процесса коллективного заполнения табеля учета рабочего времени. Достаточно исчерпывающе прописать порядок действий, назначить ответственных лиц и определить формы контроля.

Как упростить работу с табелем в структурных подразделениях

Самый простой способ структурировать весь процесс — пользоваться электронным табелем.

Электронный табель учета рабочего времени — это идеальный вариант для современного кадрового и бухгалтерского учета. Он позволяет хранить все данные о режиме работы сотрудников электронном виде, пользоваться встроенными формулами расчетов, быстро находить и передавать данные и, конечно, полностью исключает человеческий фактор, связанные с ним ошибки и неточности.

Бригадир, директор филиала, руководитель департамента или любого другого структурного подразделения заполняет электронный табель на своих сотрудников. Данные автоматически передаются в корпоративную систему и оказываются доступными для бухгалтера, кадровой службы, руководства и других заинтересованных лиц.

Дублирование, исправление, искажение сведений о рабочем режиме сотрудников при этом оказываются невозможными.

Немаловажно также, что электронный учет рабочего времени позволяет без проблем вносить данные о работе в выходные и праздники, ночных сменах и переработках.