Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Законодательство предписывает всем без исключения работодателям осуществлять учет рабочего времени сотрудников. Это в равной степени касается небольших бизнес-компаний и крупных производственных корпораций, государственных структур и коммерческих учреждений.

Существует также обязательство для работодателей оформлять учет рабочего времени персонала в специальном формате — в виде табеля. В частности, официально утверждена форма Т-12 для заполнения вручную и форма Т-13 для электронного заполнения. Эти формы не обязательны для бизнеса, но являются ориентиром для разработки собственных форматов учета данных.

Изначально табель учета рабочего времени заполнялся исключительно вручную на бумаге. Некоторые организации продолжают придерживаться этого подхода и по сей день.
Тем не менее, гораздо более прогрессивный и современный вариант — электронный табель.

Существует сразу несколько вариантов вести табель в электронном виде:

• самостоятельно создать удобные шаблоны в Excel;
• воспользоваться готовыми сервисами он-лайн или установить специальное ПО;
• разработать собственную электронную систему.

Преимущества электронного табеля

Плюсы электронного формата по сравнению аналоговым имеют смысл в свете того, что в этом плане нет никаких ограничений с точки зрения законодательства. Формы Т-12 и Т-13 считаются полностью равнозначными, выбор зависит от конкретной организации.

Достоинства электронного учета рабочего времени сотрудников:

1.     Исключены риски, связанные с человеческим фактором

Автоматическая система исправит опечатки, напомнит о необходимости заполнить пустые ячейки, не позволить дублировать данные при ведении табеля несколькими ответственными сотрудниками.

2.    Упрощается процесс заполнения

Электронные системы способны предлагать готовые варианты для быстрого внесения данных уже при введении первой буквы. Некоторые данные могут подставляться автоматически. Наконец, само количество граф, обязательных к заполнению, в электронной форме Т-13 значительно меньше, чем в классической бумажной форме Т-12 (13 граф против 55-ти).

3.    Возможны автоматические расчеты

Если необходимо подсчитать общее количество рабочих/нерабочих дней или произвести другие вычисления, не придется пользоваться калькулятором — любая автоматическая система способна использовать математические формулы.

4.    Упрощается процесс хранения и передачи информации

При использовании электронных форм нет необходимости относить заполненный табель в бухгалтерию для расчета зарплаты, ксерокопировать его, чтобы предоставить для работы одновременно нескольким сотрудникам, или беспокоиться о физической сохранности документа. Табель, созданный на компьютере, при правильных настройках оказывается полностью конфиденциален, легко доступен к изучению и пересылке, не подвергается физическому износу.

5.    Возможен перевод электронного формата в аналоговый

Это одно из неочевидных преимуществ электронного табеля. В любой момент он может быть распечатан, а вот быстро перевести бумажный отчетный документ в электронную форму — задача не из простых!

Выбирать лучших

Даже сделав выбор в пользу электронного табеля, важно не прогадать с конкретной системой учета. Надежный и проверенный отечественный сервис TimeSheet — решение для тех, кто хочет просто начать вести электронный табель, без многостраничных инструкций и обучающих уроков.

Легко разобраться, удобно пользоваться — это табель TimeSheet!