Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Существует несколько вариантов ведения табелей учета рабочего времени. Каждый руководитель делает выбор в пользу самого приемлемого.

Кто-то из работодателей предпочитает использовать на предприятии старую добрую форму Т-12 – традиционный бумажный вариант по стандарту, утвержденному Госкомстатом еще 5 января 2004 года (подробнее). Другие руководители внедряют более удобные и современные электронные табели – форму Т-13 (подробнее).

Распространенные способы электронного учета рабочего времени

Современные технологии позволяют обращаться к разным форматам контроля трудовой деятельности сотрудников. С помощью компьютера явку/неявку, отпуска и отгулы, командировки и больничные для отдельных работников можно зафиксировать следующими способами:

• В формате электронных таблиц Exel.
• В классической программе бухгалтерского учета 1С.
• С помощью программного обеспечения, централизованно установленного на предприятии, и мобильных приложений к нему.
• В специализированных онлайн-сервисах.

Чем онлайн-табель лучше других электронных форм

Табель учета рабочего времени, заполняемый онлайн, считается наиболее передовым. Это та же форма Т-13, но в данном случае речь идет о системе учета, работающей через интернет. Она дает ряд важных преимуществ по сравнению с другими способами заполнения электронного табеля.

Широкие автоматические функции

В отличие от таблиц Exel появляются широкие возможности автоматизации. Данные можно вносить согласно заданному алгоритму, удобно структурировать, объединять по определенному признаку и т.д. В онлайн-форме Т-13 уже есть стандартные графы, необходимые для табеля, поэтому нет необходимости создавать формат самостоятельно.

Красивый и удобный интерфейс

В то время как в 1С предлагается весьма упрощенный вариант табеля с ограниченными возможностями настройки, онлайн-форма Т-13 обладает более современным внешним видом с достаточно большим набором контролируемых функций.

Легкая организация работы

Узконаправленное программное обеспечение неизбежно требует определенных усилий по его установке, зачастую приходится привлекать для этого специалистов, расширять мощность компьютеров на предприятии, закупать дополнительные устройства и т.д. При этом онлайн-табель формы Т-13 доступен сразу после входа в интернет, а его использование не предусматривает никаких подготовительных действий.

Быстрый и безопасный доступ

Онлайн-табель позволяет легко привлекать к учету рабочего времени фрилансеров на удаленной форме занятости, а также сохранять доступ ко всем данным для ответственного сотрудника, даже если он в командировке или отпуске. В свою очередь, руководитель имеет возможность контролировать ведение табеля из любой точки с доступом к интернету.

Данные надежно шифруются и постоянно хранятся на сервере. Это полностью исключает вероятность уничтожения собранной информации. Доступ к онлайн-табелю можно обеспечить для одного или нескольких лиц – на основе пароля.

Экономия памяти на устройствах

Наконец, все альтернативные способы ведения учета рабочего времени предусматривают использование памяти служебных компьютеров для хранения данных, что не всегда целесообразно. В случае с онлайн-табелем вся информация сохраняется на сервере в интернете, и никаких дополнительных ресурсов не требуется.

Автономность

При использовании табелей учета рабочего времени онлайн нет необходимости вводить на предприятии систему пропускного контроля сотрудников, устанавливать специальные турникеты и организовывать видеонаблюдение. С другой стороны, если подобные системы будут внедряться, собираемые ими данные легко могут быть интегрированы в онлайн-форму учета.

Помимо указанных достоинств табель учета рабочего времени, заполняемый онлайн, обладает всеми преимуществами, которые имеют электронные формы по сравнению с печатными:

• Экономит время и усилия ответственного сотрудника.
• Позволяет минимизировать ошибки (гиперссылка на статью про ошибки) и неточности.
• Уточняет расчеты.
• Обеспечивает быстрый поиск данных.

В чем преимущества Timesheet

Выбор подходящего варианта табеля Т-13, заполняемого в интернете, может отнять немало времени. К сожалению, многие сервисы слепо копируют возможности Excel или 1С бухгалтерии онлайн и не предлагают никаких дополнительных возможностей.

Другая распространенная проблема интернет-сервисов – высокая стоимость без предоставления каких-либо гарантий.

Чтобы понять, насколько удобным, приятным и доступным может быть ведение онлайн-табеля учета рабочего времени, достаточно попробовать начать его заполнять.

В сервисе Timesheet гармонично соединены широкий функционал, простота использования, быстрота загрузки данных и надежность их хранения.

Таблица предлагается в понятном интерфейсе, разобраться с которым сможет любой сотрудник, в том числе не имеющий бухгалтерского образования или опыта кадрового делопроизводства.

Табель с необходимым набором ячеек и удобными опциями готов уже через 15 минут, а возможность интеллектуальной настройки автоматического ввода данных обеспечивает максимально быстрое заполнение.

Готовые онлайн-формы легко распечатать. Это отнимет несколько секунд и не потребует специального программного обеспечения. Для тех, кого данная статья не убедила в целесообразности ведения учета рабочего времени онлайн, есть возможность скачать стандартную форму Т-12.