Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Крайне важная и официально необходимая часть кадрового контроля – учет рабочего времени. Ведение специальных табелей с информацией о том, какие сотрудники в тот или иной день находились на рабочих местах, а какие нет, важно для правильной оценки итогов их трудовой деятельности.

Наличие объективных данных важно и для работодателя, и для работников. Каждая из сторон получает возможность при необходимости защитить свои трудовые права. Конечно, в данном случае чрезвычайно значимой является корректность отображения сведений.

Именно поэтому большое внимание уделяется тому, кто и как будет вести табель учета рабочего времени. Иногда этим полностью занимается отдельный сотрудник – табельщик, в других случаях речь идет о коллективном сборе сведений, которые аккумулируются в бухгалтерии либо отделе кадров.

Базовые основы ведения табеля Т-12, Т-13

Исходя из соображений удобства и рациональности, на предприятии выбирается стандартный формат учета рабочего времени (форма Т-12, заполняемая вручную) или электронный (форма Т-13, которая ведется на компьютере). Для бюджетных учреждений предусмотренный особый вариант табеля – форма № 0504421 (по ОКУД).

Хотя сам табель является обязательным документом, четких требований к его внешнему оформлению не предъявляется. Важно лишь, чтобы в нем отражались все необходимые сведения. К ним относится следующие данные:

• присутствие сотрудников на рабочих местах;
• выходные и праздники;
• официально зафиксированная временная нетрудоспособность;
• командировки;
• отпуска, в том числе академические;
• отгулы;
• переработки;
• опоздания;
• прогулы.

Другими словами, табель учета рабочего времени должен в соответствии с календарными днями каждого месяца четко показывать, был ли на работе каждый из сотрудников, и если не был, то почему. Также в документе фиксируются отклонения от обычного трудового распорядка.

Формы Т-12 и Т-13 с 2013 года носят рекомендательный характер, но, тем не менее, именно на них чаще всего ориентируются табельщики и руководители предприятий при осуществлении учета рабочего времени сотрудников. Именно из них заимствуются стандартные коды и условные обозначения, основные графы для таблиц и базовые понятия.

Правила заполнения табеля

В первую очередь, важно иметь в виду несколько основополагающих принципов, связанных с формами Т-12 и Т-13, а также формой ОКУД № 0504421:

1. Табель составляется на месяц и заполняется ежедневно.
2. Каждый новый табель по своей структуре должен быть идентичен предыдущему.
3. Всякий раз документ создается в одном экземпляре.
4. Независимо от того, кто составляет табель, его должен согласовать начальник кадровой службы и заверить руководитель предприятия (учреждения).
5. Данные сотрудников указываются в формате ФИО или же в виде личного номера.
6. Информация о рабочем времени записывается в часах, днях, сменах.
7. В шапке документа отражаются сведения о том, за какой период составлен табель и к какой именно организации/ предприятию/ учреждению он относится.

Порядок внесения данных в формы учета

Если говорить в общем, то заполнение табеля может происходить либо по факту, либо на основе поступающих данных об отклонениях. В первом случае информация заносится в документ на основе реальных сведений каждого дня: кто на работе, кто в отпуске и т.д. Во втором случае в табель вносятся только изменения, происходящие с кем-то из работников: ушел на больничный, опоздал, взял отгул и т.д.

На предприятиях табельщики предпочитают в основном первый способ, поскольку он считается более объективным и информативным.

Рассмотрим, как следует пошагово действовать, чтобы заполнить типовую электронную форму табеля.

Первое. Создается каркас документа.

Обязательно должна быть оформлена титульная страница с указанием названия организации и классификационного номера, присвоенного ей органом статистики. Если табель создан для отдельного структурного подразделения, то отмечается, какого именно.

При необходимости табелю присваивается собственный порядковый номер, прописывается отчетный период. Стандартной практикой является заполнение табеля на месяц – соответственно. с первого по последнее число. Официальной датой создания документа при этом считается последний рабочий день, когда документ будет подан на подпись руководителю.

На первом этапе также создается сама таблица, в которую будет вноситься вся информация. Структура таблицы может немного отличаться от случая к случаю, но в целом она обязательно должна включать один условный столбец «сотрудники», а также столбцы для каждого календарного дня.

Второе. Заполняются данные о сотрудниках

Правило простое: один работник – одна строка. Вписываются либо фамилия, имя и отчество, либо должность на предприятии, либо табельный номер. Иногда указываются все эти данные.

Что касается табельного (или личного) номера, но он обязательно есть у каждого сотрудника, отмечен в его личном деле, на пропуске, служебном удостоверении и т.д. Этот номер особенно важен, если в коллективе есть однофамильцы или лица, занимающие одинаковые должности. Благодаря номерам таких сотрудников легко различать в официальной документации.

Третье. Вносятся сведения о работе

Такие данные заносятся в табель относительно каждого из дней месяца – напротив фамилии сотрудника.

Варианты записи следующие:

• Явка (человек был на работе и выполнял обязанности в стандартном режиме) – Я;
• Выходной (субботы и воскресенья, праздничные дни и т.д.) – В;
• Временная нетрудоспособность (пребывание на оплачиваемом больничном) – Б;
• Отпуск (сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске) – От;
• Командировка (отсутствие на рабочем месте по причине отъезда в служебную командировку) – К.

По решению руководителя в табеле может отражаться просто факт явки или неявки на рабочее место либо конкретное количество отработанных в день часов. Универсальный вариант – заносить в ячейку каждого дня отметку явки/неявки, а под ней вписывать реально отработанные часы.

Свои кодовые обозначения есть для отгулов, переработок, опозданий, прогулов, пребывания в дороги к месту командирования и т.п. Эти обозначения можно создавать самостоятельно или же пользоваться стандартным набором, который был предложен Госкомстатом к форме Т-12.

Четвертое. Подсчитываются отработанные часы

Для суммирования всего времени, которое отработал сотрудник за полмесяца и за месяц, принято выделять отдельные столбцы в конце табеля. Подсчитывается, сколько всего дней и часов работал каждый человек.

Пятое. Суммируются сведения о неявках

Речь идет о подсчете общего количества дней, когда сотрудник не был на работе, но, тем не менее, должен получить выплаты. Это командировки/ дни отпуска / больничные.

Шестое. Дополнительная информация

Если кто-либо из сотрудников работал сверхурочно, получил взыскание или поощрение, данный факт отражается в табеле в отдельном столбце.

Седьмое. Занесение бухгалтерских данных

Этот пункт является ответственностью бухгалтера. Для каждого работника определяется количество причитающихся выплат за месяц, указываются основания для них, а также номера корреспондирующих счетов, откуда будут списываться деньги.

Восьмое. Сбор подписей

Завершается заполнение табеля проставлением подписей всех ответственных лиц: табельщика, начальника кадровой службы, главного бухгалтера и руководителя. При этом для каждой подписи указывается расшифровка, а также отмечается должность ее обладателя.

Отсутствие на документе необходимых подписей является нарушением и делает его недействительным.

Применить на практике описанные рекомендации можно прямо сейчас. Предлагаем попробовать заполнить табель учета рабочего времени онлайн. Еще более удобный онлайн-сервис для создания электронных табелей доступен здесь.