Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Применение централизованной системы учета рабочего времени – это не только исполнение требований законодательства, но и реальный шаг к повышению эффективности функционирования предприятия или учреждения.

Кадровый менеджмент, а также адекватный расчет зарплат и прочих выплат не мыслится без объективного подсчета количества реально отработанных сотрудниками часов. Заполнение табеля учета рабочего времени должно быть организовано максимально удобно и просто. Это позволяет использовать сам этот документ как инструмент, а не как бюрократическую формальность.

Эффективный учет рабочего времени строится на четырех базовых правилах.

Правило первое. Комплексная подготовка

Качественный учет кадрового времени начинается с полноценной предварительной подготовки. Ответственный руководитель заранее создает основы для эффективного контроля:

• формирует внутренние документы, регламентирующие порядок ведения табеля учета рабочего времени,
• назначает ответственных лиц,
• организует подготовку необходимых для заполнения табеля личных данных о сотрудников,
• определяет порядок сбора первичной информации, которая в дальнейшем будет заноситься в табель.

Все это позволит в дальнейшем избежать распыления ответственности и минимизировать вероятность ошибок и нарушений.

Предварительная подготовка предусматривает также оптимизацию самого процесса ведения кадрового учета. В зависимости от структуры учреждения или предприятия более целесообразным может быть использование электронного или обычного табеля, заполнение его одним или несколькими людьми, создание отдельных табелей для структурных подразделений или формирование общего документа.

Заблаговременно стоит сформировать и набор параметров, которые требуют особого внимания со стороны работодателя (например, постоянные переработки или, напротив, регулярные опоздания).

Важно, чтобы ведение табеля было четко прописано в качестве должностной обязанности отдельного сотрудника. Только в этом случае можно будет обеспечить соблюдение сроков и качество сдачи табеля.

Правило второе. Обратная связь

Объективности первичной информации о рабочем времени сотрудников можно добиться разными способами. Но эти сведения, так или иначе, будут поступать со стороны самих работников.

Максимально объективные данные о явках и неявках, а также опозданиях и внеурочной работе дает система турникетов и электронных спецпропусков. Собираемая с ее помощью информация отражается обычно в электронном табеле формы Т-13. Однако даже в этом случае сведения о временной нетрудоспособности, днях неоплачиваемого отпуска и т.п. предоставляются сотрудниками лично.

В этом смысле работодателю, кадровой службе, а также табельщику важно иметь хорошо налаженную обратную связь с коллективом. Каждый сотрудник должен понимать, зачем нужен учет и осознавать свою ответственность как за соблюдение рабочего распорядка, так и за предоставление информации о причинах его нарушения.

В идеале у сотрудников не должно быть оснований утаивать сведения о несоблюдении режима работы предприятия или организации. В свою очередь, табельщик должен сознавать, что допущенные им ошибки при учете рабочего времени могут привести к неверному начислению заработных плат и пособий другим сотрудникам.

Все это может проговариваться и уточняться в рамках совещаний и иных форм общения коллектива и руководства.

Правило третье. Регулярный мониторинг и отчетность

Отсутствие контроля рано или поздно приведет к снижению качества ведения учета кадрового времени.

Задача руководителя, а также начальников бухгалтерии и кадровой службы заключается не только в том, чтобы на регулярной основе визировать табель Т-12 или Т-13 своими подписями, но и проверять правильность его заполнения.

Важно уделять внимание соблюдению сроков, отсутствию попыток внести в табель сведения «задним числом», поскольку при возникновении трудовых споров подобные действия неизбежно приведут к проблемам.

Кроме того, качественный внутренний контроль позволит спокойно относиться к работе проверяющих инстанций – Трудовой инспекции, Налоговой инспекции и т.д.

Правило четвертое. Совершенствование

Единожды установленная система организации учета рабочего времени подлежит периодической корректировке. Так, целесообразно постепенно переходить от рукописных документов к электронным таблицам, от локального хранения данных – к использованию онлайн-сервисов, от ручного управления – к автоматизированным формам.

Протестировать один из вариантов удобной многофункциональной системы электронного учета кадрового времени можно здесь.

Полезный набор инструментов для учета рабочего времени и максимально простой пользовательский интерфейс предлагает система Timesheet. Это возможность быстро создавать табели онлайн и хранить собранную информацию на защищенных серверах в интернете.

В контексте совершенствования ведения учета рабочего времени может понадобиться изменить количество ответственных лиц (табельщиков) либо переложить сбор первичных данных на структурные подразделения.

Стоит также поручить табельщику регулярный мониторинг всех нововведений в сфере организации учета рабочего времени. О самых интересных инновациях он должен сообщать руководителю.