Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Фиксировать рабочее время сотрудников с помощью табеля не так сложно, если речь идет о небольших организациях без разветвленной внутренней структуры. Достаточно поручить это ответственному сотруднику, который освоит порядок ведения документации и будет внимательно следить за режимом работы.

Задача совсем другого уровня — заполнять табель учета рабочего времени в компаниях с большим количеством структурных подразделений. Это могут быть территориально или функционально обособленные образования — филиалы, департаменты, бригады, отделения и т.д.

Табель для организаций с несколькими структурными подразделениями

Наладить учет рабочего времени в таких организациях можно двумя способами:

●     Вариант первый — табель ведет ответственное лицо из числа административных работников (чаще всего это бухгалтер либо же сотрудник кадровой службы, хотя иногда выделяется и специальная должность — табельщик).

●     Вариант второй — табель учета рабочего времени контролирует непосредственный руководитель структурного подразделения (начальник отдела, директор филиала, бригадир, глава департамента) и по окончании отчетного периода передает данные бухгалтеру, ответственному за начисление зарплат.

Какой вариант выбрать

С формально-правовой точки зрения оба варианта являются корректными.

Тем не менее, есть ряд важных нюансов, которые необходимо учитывать:

1.    В любом случае должен быть назначен конкретный человек, ответственный за ведение табеля и имеющий возможность непосредственно контролировать режим трудовой деятельности.
При этом если ответственное лицо находится в центральном офисе, а бригады собираются и работают в разных точках города, прямой контроль со стороны табельщика окажется невозможным. В этом случае логичнее поручить ведение табелей бригадирам. 
Если же табельщик имеет возможность непосредственного контакта с работниками разных структурных подразделений, то потребности в делегировании заполнения табелей нет.

2.    Недопустимо дублирование сведений о трудовом графике сотрудников. Другими словами, одновременное ведение табеля и бригадиром, и табельщиком является нарушением. Это может привести к расхождению и искажению данных, некорректному расчету выплат и другим проблемам.
Чаще всего в таких случаях табельщики сталкиваются с тем, что работник сообщает о больничном только непосредственному руководителю, тот помечает это в своем табеле, однако в табеле вышестоящего ответственного данный день отмечается как рабочий. Итог — перерасчет зарплаты с учетом больничного и необходимость истребовать у работника разницу, которую он по закону может и не вернуть.

3.    Самостоятельное внесение сотрудниками данных о своем рабочем времени в табель безо всякого внешнего контроля является нарушением. Подобная “демократия” чревата утратой ответственности. Это приводит к намеренному сокрытию работниками сведений, ошибкам в заполнении табеля из-за незнания нюансов его ведения (например, спецкодов).

Как упростить коллективный учет рабочего времени

Хорошая новость в том, что сложный учет рабочего времени в структурах с несколькими подразделениями и большим числом сотрудников можно доверить автоматическим системам.

Ведение табеля в электронной форме убережет от дублирования сведений при двойном контроле за сотрудниками (например, со стороны табельщика и бригадира).

Кроме того, не придется беспокоиться, что данные о сотрудниках разных подразделений перепутаются или потеряются — система гарантирует надежный учет и безопасность хранения.