Всем привет. Я разработчик ПО (программного обеспечения) и помогаю различным организациям автоматизировать бизнес-процессы, в том числе бухгалтерский и кадровый учет.

Цель данной статьи – это показать мой опыт автоматизации кадрового и отчасти управленческого учета.

Ниже речь пойдет про программу учета\прогнозирования\планирования рабочего времени в часах либо сменах (далее Программа) для сети торговых точек(магазинов).

Информация ниже в первую очередь будет полезна для бухгалтеров, кадровых специалистов, IT отделов организаций, относящихся к среднему и крупному бизнесу.

Предыстория.

Так как я разработал сервис «Электронный табель», то однажды ко мне обратился человек по поводу разработки проекта учета рабочего времени с функцией планирования для нескольких магазинов. Это должно было быть приложение не на один компьютер, а сетевое приложение с общей базой данных для пользователей, находящихся в разных городах. На тот момент табельный учет велся в Гугл-таблицах. Такой подход подразумевал:

• выделять время на рутинные операции по копированию, подготовке, публикации, связывании файлов гугл-таблиц (например, на 50 магазинов);
• привлекать программиста для автоматизации некоторых функций с учетом особенностей гугл-таблиц;
• невозможность гибко настроить права доступа к чувствительным данным либо сделать ввод данных более управляемым.

Данная ситуация не устраивала в первую очередь кадровый(бухгалтерский) отдел, отчасти руководителя сети магазинов – поэтому было принято решение разработать более усовершенствованный вариант табеля в виде веб-приложения.

После составления техзадания стало понятно, что по доступным функциям веб-приложение логически будет разделено на 3 части: ввод плановых данных, ввод фактических данных, статистика.

А. Ввод плановых данных.

Внесение плановых данных достаточно простое. Следует выбрать месяц и магазин затем должность, количество смен и количество сотрудников. Для удобства просмотра, отображаются все должности, по которым были ранее введены данные в рамках магазина и календарного месяца.

В качестве группы сотрудников будем брать магазин с его штатным персоналом без внутренних отделов. Планирование ведется по месяцам на каждый магазин отдельно.

Например, на должность кассира в магазине согласно штатному расписанию положено 5 сотрудников и 55 смен, то есть 5 сотрудников должны отработать 55 смен (или 132 часа) в январе 2024 года.

Предполагается, что количество смен или часов у сотрудников в рамках одной должности будет одинаковое в рамках планируемого месяца.

Б. Ввод фактических данных (заполнение табеля рабочего времени).

Для того чтобы формирование данных для аналитики(план-факт) было полноценным – предусмотрен ввод фактических(табельных) данных в табличном виде. Также как и в плановых данных доступен выбор магазина и календарного месяца.

Заполнение табеля магазина доступно от лица, ответственного за свой магазин. Заполняется табель на дату по конкретному сотруднику в должности, например Барышев Серафим Павлович в должности «Директор» работал 5 декабря 2023 года 8 часов (код Я — явка).

Ввод данных в табель производится либо в часах, либо в сменах. Бывают разные должности (линейный персонал, административный персонал). Для должностей административного персонала в табель вносятся данные в сменах. А для линейного персонала в табель вносятся данные в часах.

Если в одном или нескольких магазинах практикуется совмещение должностей, то в табель возможно добавить одного и того же сотрудника, но с разными должностями.

Среди других полезных функций:

• возможность задать премию сотруднику (Колонка «Премия») по каждой должности отдельно с указанием комментария;
• скачивать табель (фактические данные) в файл MS Excel в «один клик»;
• запрет на заполнение табеля прошлых дней для пользователя, ответственного за свой магазин.

В. Аналитика(план-факт).

Так как планируемые данные привязаны к должности, а фактические данные в табеле привязаны к ФИО и должности сотрудника, то с учетом этой особенности в аналитике отображается информация на выбранный месяц в рамках каждого магазина отдельно по каждой должности:

• план смен на месяц;
• план смен в руб. на месяц;
• план смен текущее;
• факт смен текущее;
• факт смен текущее руб.;
• отклонение смен (разница между факт и план);
• отклонение в руб.

Каждый показатель в рублях – считается как количество смен *(умножить на) стоимость одной смены в рублях.

Для роли «ответственное лицо от магазина» видна только аналитика своего магазина.

Имеется возможность посмотреть аналитику на:

• прошлые месяцы;
• текущий месяц для оперативного контроля за отклонением от плана в большую(перерасход) или меньшую(экономия) сторону. Причем показатели для текущего месяца рассчитываются с учетом даты на момент просмотра;
• следующий месяц с целью планирования.

Вывод.

Не смотря на возможно кажущуюся простоту программы, она полезна для:

• прогноза и планирования рабочего времени сотрудников в компании с целью оптимизации;
• минимизации вероятности превышения нормы персонала компании в разрезе рабочего времени и фонда оплаты труда;
• ведения общей табельной базы для сокращения времени проверки\корректировки вводимых табельных данных;
• управление доступом заполнения(редактирования) табеля к каждому магазину отдельно. Исключения дубляжа часов\смен;
• автоматического формирования табеля в формате MS Excel для интеграции с другими ИС либо использования в документообороте компании.

Чем больше сотрудников в сети магазинов (от 100 и более), тем заметнее будет положительный эффект от использования веб-приложения. Например, Вы финансовый директор или руководитель 35 магазинов (а то и более), в каждом по 7-12 сотрудников, что в совокупности 245 – 420 человек. Программа может работать в облаке как на сервере разработчика, так в варианте OnPremise (в контуре владельца сети магазинов).

Комментарии, предложения, уточнения пишите на эл. почту info@tsheet.ru