Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Лучший способ избежать ошибок – знать, где и когда они могут возникнуть. Табели Т-12 и Т-13 связаны со скрупулезным введением в форму и дальнейшим анализом большого количества данных. В рамках работы с такой документацией ошибки и погрешности неизбежны.

Ниже речь пойдет о том, какие именно аспекты заполнения табелей учета рабочего времени чаще всего вызывают проблемы и приводят к нарушениям.

Чем опасны ошибки

Учет рабочего времени важен для корректного начисления сотрудникам заработной платы и определения размера полагающихся им пособий, а также для анализа нарушений рабочего графика.

Когда табель заполнен некорректно, возникает угроза неверного подсчета бухгалтером причитающихся работнику выплат. Человек рискует недополучить зарплату, а работодатель – понести дополнительные расходы.

Кроме того, правильное оформление табеля предопределяет объективный подход руководителя к отдельно взятому сотруднику. По табелю можно судить о наличии или отсутствии опозданий, прогулов, равно как и переработок, командировок и больничных. Ошибки в формах Т-12, Т-13 влекут за собой путаницу в наложении взысканий и премировании.

Самые распространенные ошибки при работе с табелями Т-12 и Т-13

Делать различие между этими формами нет смысла, поскольку в большинстве случаев ответственные сотрудники сталкиваются с одними и теми же недоработками как при заполнении печатных табелей, так и при использовании электронных систем.

1. Не учитывается должным образом ненормированный рабочий день

В отношении учета ненормированного рабочего дня российское законодательство не дает четких рекомендаций. В итоге каждый ответственный за ведение табеля сотрудник действует по-своему.

Количество фактически отработанных человеком часов при ненормированном рабочем дне может быть разным. Сегодня это 8 часов, завтра 6, а послезавтра, возможно, целых 12. Кроме того, сотрудник может работать по установленному стандартному графику, но в отдельные дни задерживаться на рабочем месте на несколько часов. Все это подлежит фиксированию и отражению в форме учета рабочего времени.

Категорически недопустимо и законодательно запрещено игнорировать переработки сотрудников и никак не отражать их в табеле.

Статья 91 ТК РФ указывает, что учет фактически отработанного сотрудниками времени является обязанностью работодателя независимо от того, какой режим установлен для каждого из сотрудников.

Как избежать

Оптимальный вариант – ввести для заполнения табеля Т-12, Т-13 специальное обозначение ненормированного рабочего дня (например, «НРД»). Эту отметку можно проставлять либо в графе, где указана фамилия сотрудника, либо в ячейке с его табельным номером. В данном случае «НРД» будет означать необходимость начисления фиксированной доплаты за ненормированный рабочий день.

Еще один способ – писать вместо стандартного символа «Я», означающего отработанный день, литеру «Ф». Это будет отражать фактические часы на работе, отличные от общей продолжительности рабочего дня на предприятии или в данном структурном подразделении.  Таким образом, без труда получится определить общее количество реально отработанных сотрудником часов за отчетный период.

2. Некорректно отмечены выходные и праздничные дни, совпадающие с днями отпуска

Иногда в табеле такие дни обозначают просто как выходные (символом «В»), что является ошибкой.

Как избежать

На период отпуска в табеле учета рабочего времени отметки о выходных не ставятся. Все дни нужно помечать стандартным кодом «ОТ», поскольку, согласно статье 120 ТК РФ, выходные засчитываются во время отпуска как обычные календарные дни.

Особого внимания требуют праздничные дни. Если таковые выпадают на ежегодный оплачиваемый отпуск, то он подлежит продлению на соответствующее количество дней. Для исключения путаницы праздники, выпавшие на отпуск, необходимо помечать в табеле кодом «П».

3. Включение в период командировки дней в пути, выпавших на выходные и праздники

К периоду командировки относятся как рабочие, так и выходные (праздничные) дни, на которые она выпадает. На весь этот период начисляются командировочные и суточные. Оплата рабочих дней не производится.

При этом к дням, которые уходят на дорогу к месту командирования, применяется особый подход. В такие дни сотруднику должны насчитываться не только суточные и командировочные, но и оплата за работу в выходной или праздничный день.

Игнорирование этих особенностей является ошибкой, поскольку нарушает нормы статьи 153 ТК РФ. Работодателю надлежит в особом порядке учитывать время в пути к месту командирования сотрудника, если речь идет о выходных и праздничных днях.

Как избежать

Выходной либо праздник, проведенный в дороге по пути в командировку, помечать в табеле нужно и как командировку («К»), и как работу в выходной/праздник («РП»). Для этого вводится специальный двойной код «К/РП».

Обязательно надлежит указывать, сколько часов ушло у сотрудника на дорогу. В соответствии с этим будет рассчитана оплата за работу в выходной (праздник), когда за один час предусмотрена двойная ставка.

4. Оформление командировки сотруднику, вышедшему на больничный

Бывает, что работник отправляется в командировку и там заболевает, оформляет лист временной нетрудоспособности. Или же, напротив, направляется в срочную командировку, будучи официально на больничном.

В таких ситуациях указывать в табеле командировку («К») нельзя, это является нарушением.

Как избежать

Основное, что необходимо учитывать, — сотрудник не может быть направлен в командировку, если он находится на больничном. Все дни временной нетрудоспособности помечаются в табеле кодом «Б».

Если болезнь наступила во время командировки, то на период нетрудоспособности вместо отметок «К» (командировка) проставляется пометка «Б» (больничный). В противном случае выплата сотруднику пособия по нетрудоспособности будет невозможна, в том числе за те дни больничного, которые на командировку не выпали.

Проще говоря, человек должен либо болеть, либо работать и ездить в командировки. Если сотрудник выполняет трудовые обязанности, это подтверждает его трудоспособность.

Электронные табели Т-13

Исключить ошибки при осуществлении учета рабочего времени гораздо проще, если использовать электронные табели с широким набором автоматизированных функций.

Это дает возможность гарантировать максимальную корректность при заполнении формы Т-13 и снизить вероятность появления неточностей из-за влияния человеческого фактора.

Удобно вести электронный табель учета рабочего времени онлайн. Так он будет доступен в любое время и из любого места с подключением к интернету. Начать заполнение можно уже сейчас.