Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Учет рабочего времени сотрудников – обязанность любого работодателя. Независимо от формы предприятия — ООО, ПАО, НАО и т.д., все юридические лица и ИП должны фиксировать отработанные часы в табеле учета рабочего времени. Как вести учет правильно и для чего это нужно — об этом пойдет речь.

Какие нормы устанавливают обязанность ведения учета?

Обязанность работодателя фиксировать отработанное сотрудниками время установлена Трудовым Кодексом РФ (ч. 14 ст.91). Для этого Госкомстат разработал и утвердил Постановлением от 05 января 2004 №1 формы табеля: Т-12 и Т-13. Но с 2013 года вести по ним учет не обязательно. Работодатель вправе использовать любые другие удобные способы фиксации отработанного времени.

Но большинство предприятий продолжают использовать предложенные Госкомстатом табели, благодаря простоте и удобству. Форма № Т-13 используется чаще, так как применяется при автоматизированном учете, когда сотрудники проходят через специальный турникет или другое оборудование, фиксирующее время, проведенное на работе. А о форме Т-12 мы говорили в другой статье (ссылка).

Кому и зачем нужен учет рабочего времени?

Табель ведут для фиксации отработанного времени, он включает информацию о проведенных часах на работе и неявках. Это помогает кадровому и бухгалтерскому отделу компании:

• вести точный учет времени, проведенного сотрудниками на рабочем месте;
• контролировать соблюдение сотрудниками режима работы компании (фиксирование опозданий, прогулов);
• собирать достоверные данные об отработанных часах для определения размера заработной платы и ведения статистики.    

Благодаря наличию табеля, бухгалтерия сможет правомерно начислять заработную плату и компенсации сотрудникам. А отдел кадров — отслеживать по заполненной форме явки, обосновывать выговоры, штрафы и другие взыскания. 

Согласно Налоговому Кодексу РФ, ст.84.1, при увольнении сотрудник может получить заполненный табель, оформив запрос в отделе кадров.

Кто должен вести табель?

По разъяснениям Госкомстата, заполнением форм и ведением учета занимается специально уполномоченный на это сотрудник. При этом, нормативно-правовые акты не регламентируют его должность. После заполнения табель подписывает сотрудник отдела кадров, руководитель соответствующего подразделения и предприятия. После этого он передается в бухгалтерию.

Руководитель предприятия может поручить такую обязанность любому специалисту. Для этого нужно оформить приказ с указанием ФИО и занимаемой должности ответственного. Если такого документа нет, то обязанность следует зафиксировать в трудовом соглашении. В противном случае руководитель не имеет права требовать выполнения обязанностей по ведению учета рабочего времени от сотрудника.

Структура предприятия также влияет на ведение табеля. Он может содержать всех сотрудников или вестись отдельно в каждом подразделении. На практике табель, как правило, ведет сотрудник из отдела кадров или руководитель соответствующего отдела.

Учет по форме Т-13

Вести табель необходимо в течение всего отчетного периода, а это все дни календарного месяца. Поэтому номер табеля соответствует месяцу, в котором он был заполнен.

Заполнять формы можно как на компьютере (электронный табель), так и письменно. В первом случае подойдет форма Т-13. Если учет ведется вручную, то вам необходима форма Т-12 (ссылка).

Форма Т-13 предусматривает возможности вносить сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте в тот или иной день с указанием причины, учитывать отпуск на период студенческой сессии, переквалификацию специалистов и временную нетрудоспособность. На основе введенных данных бухгалтерия делает расчет заработной платы.

Правила заполнения табеля по форме Т-13

В первых графах формы необходимо указать данные о компании: наименование, форма собственности, ОКПО и порядковый номер табеля. Вверху должно быть написано название структурного отдела. Вести список сотрудников (графа 2) можно по-разному, это оставляют на усмотрение ответственного специалиста. Чаще всего это делают по алфавиту, но некоторые присваивают работникам табельные номера (графа 3).

Графа 4 содержит ежедневные отметки:

Я — явка, рабочие часы;
В — выходные;
ОТ — отпускные дни;
РП — отработка в выходные;
К — командировки;
ПК — повышение квалификации;
У — отпуски в связи с обучением;
Б — отсутствие по болезни (больничный лист);
Т — отсутствие по болезни за свой счет, без больничного.

Таким образом, значение «Я» — это отработанные часы в тот или иной день. В графу 5 вносятся суммированные часы, подводятся итоги по отработанному времени. Результаты подсчитываются за каждые 2 недели, поэтому графа 5 содержит показатели за 2 периода. В шестой графе они складываются и получаются итоги за весь месяц.

Неявки в графе 4 не указываются. Их следует заносить в графы 10-13. В них необходимо отражать отпуска, больничные и др.Отметки могут быть в виде чисел или других обозначений. Так, Х в ячейке указывает, что день не учитывается. Месяц разделен на две части.

В столбцы 7-9 вносят коды оплаты, количество отработанных дней и вид начислений с использованием следующих обозначений:

• 2000 — обычный отработанный день;
• 2300 — неявка из-за болезни с предоставлением больничного (выплата пособия);
• 2012 — отпуск и др.

Вести учет можно по упрощенной схеме — без указания причин неявки. Столбец 4 заполняется в таком случае 2 значениями:

• Я — явка;
• Н — неявка по любой причине.

Такой способ менее удобен, так как не позволяет вводить информацию о больничных. Также возможно заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Как сэкономить время при работе с табелем ?

Как видно, ведение учета отработанного времени требует времени как на то, чтобы разобраться с правилами заполнения форм, так и на саму ежедневную фиксацию данных. Ошибки в такой документации могут стоить очень дорого: от споров и судебных разбирательств с сотрудниками до испорченной репутации компании или ее работника при увольнении.

Конечно, можно нанять специально обученного специалиста (табельщика) для ведения учета. Но это дополнительные расходы. Более эффективное и высокотехнологичное решение — использование специализированного онлайн-сервиса Электронный табель учета рабочего времени

Ведение учета осуществляется онлайн. Все данные надежно хранятся и доступны в любой момент из любой точки мира, где есть интернет. Сервис предлагает удобные функции и ряд преимуществ:

• быстрое и удобное заполнение форм. Одинаковые данные можно вносить сразу по нескольким сотрудникам, благодаря функции «Массзаполнение»;
• простая и эффективная работа. Объединение учета по нескольким сотрудникам в группу, благодаря функции «Проект»; 
• позволяет легко и оперативно указывать одинаковое количество отработанных часов и код сразу нескольким сотрудникам с помощью функции «Лассо»: выделения курсором ячеек, соответствующих определенной дате и сотруднику;
• отметки делаются не только буквами, но и цветом, что улучшает восприятие информации в таблице и делает его визуально наглядным.

Благодаря Электронному табелю учета рабочего времени не нужно одновременно вести множество файлов, переключаться между таблицами или устанавливать громоздкое программное обеспечение. Все, что нужно для правильного учета рабочего времени сотрудников теперь находится в одном месте, в одном файле и всегда под рукой. Быстро, просто, эффективно! Попробуйте и убедитесь самостоятельно!

Скачать табель формы Т-13