Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Согласно Трудовому Кодексу РФ (ч.4. ст.91), все работодатели обязаны вести учет рабочего времени сотрудников. Для фиксации все сведения необходимо заносить в специальные формы, установленные Постановлением Госкомстата от 05 января 2004 №1: Т-12 и Т-13 или использовать другие способы учета.

О правилах заполнения формы Т-13 мы поговорили в предыдущей статье (ссылка). Как правильно заполнить форму Т-12 и в чем ее отличия от Т-13 — об этом пойдет речь сегодня.

Чем отличается табель Т-12 от формы Т-13?

Ключевое отличие состоит в способе заполнения. Если в Т-13 необходимо вводить данные в электронном виде, то Т-12 заполняют вручную.

Т-13 используют в компаниях, где установлена специальная автоматическая система для контроля посетителей и сотрудников.

Форма Т-12 универсальная. Для дополнительного удобства в нее включен Раздел 2, отражающий оплату труда работников предприятия, внесенных в табель. Он заполняется в случае, если система учета времени и заработной платы единая, нет разделения по отдельным видам. Если их учет ведется отдельно — Раздел 2 формы Т-12 остается пустым.

Как корректно заполнить табель Т-12?

Как и любой другой документ кадрового учета, форму табеля Т-12 нужно начинать заполнять с реквизитов предприятия: полное наименование с ОКПО, организационно-правовая форма (ПАО, ООО, ИП, НАО, ОДО), название или номер подразделения, по которому ведется табель учета (если в компании несколько отделов).

Далее указывается номер документа внутри учетной системы предприятия и период, за который составлен табель.

Цифры и буквы: основные обозначения в табеле

Система кодов состоит из букв и цифр, которые используются для внесения информации о работниках. Коды используются для записи информации в главной части формы, лаконично отражая количество отработанного времени или причины неявки каждого сотрудника по отдельности. При необходимости специалисты отдела кадров могут разрабатывать и вносить свои дополнительные коды с расшифровкой в данный раздел.

Раздел учета рабочего времени в форме Т-12

Это главный раздел формы Т-12, который служит для внесения всех закодированных сведений о времени работы сотрудников и их отсутствии на рабочем месте. Первый столбец предусмотрен для записи порядкового номера специалиста предприятия. Второй необходимо заполнить данными ФИО (для исключения ошибок стоит вносить сведения без сокращений). Третий столбец заполняется табельным номером сотрудника, который отдел кадров присваивает при приеме на работу (номер уникален и не может повторяться).

Для каждого сотрудника предусмотрены 2 строки основного раздела формы, в которые вводится зашифрованная с помощью кода информация об отработанном времени или отсутствии на рабочем месте. При фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте, необходимо указать причину неявки, если имеются сведения о ней.

На первой строке, содержащей данные сотрудника (ФИО), указывают причину отсутствия, а во второй фиксируется фактически отработанное время в часах. Если работник не присутствовал на предприятии и не выполнял своих обязанностей за весь отчетный период, вторая графа остается пустой.

После внесения всех данных о рабочих часах сотрудников и их отсутствии, подводятся итоги за двухнедельные отрезки времени в часах, а затем подсчитывается результат за месяц.

При подсчетах необходимо следить, чтобы данные по отдельным сотрудникам об объеме отработанных, пропущенных, праздничных и выходных днях соответствовали календарному количеству дней за месяц.

В некоторых организациях лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени, вносят в форму только информацию о пропущенных рабочих днях. Такой подход к заполнению документов может привести к ошибкам в другой отчетности предприятия, поэтому не стоит пользоваться этим способом.

Подписи руководства и дата заполнения

После заполнения всех данных в форме Т-12, специалист, ответственный за достоверность данных и внесенную информацию, указывает дату заполнения табеля, ставит подпись и ее расшифровку во всех соответствующих ячейках.  Утверждает табель начальник отдела или руководитель предприятия с указанием должности и расшифровки подписи.

Простой и удобный способ ведения табельного учета

Вести учет рабочего времени можно онлайн, с помощью специализированного сервиса Электронный табель учета рабочего времени. Платформа позволяет существенно сократить время на заполнение форм, облегчить труд ответственного лица, благодаря новым эффективным инструментам:

• «Массзаполнение» — позволяет одновремено вносить одинаковые данные сразу по нескольким сотрудникам;
• «Проект» — можно объединить учет по нескольким сотрудникам (например, из одного отдела);
• «Лассо» — позволяет указывать одинаковое количество отработанных часов и код сразу нескольким сотрудникам с помощью выделения курсором ячеек, соответствующих определенной дате и сотруднику;
• «График работы» — Полезная функция для случаев когда Ваши сотрудники преимущественно работают по повторяющемуся графику работы. Создали график работы, привязали к сотрудникам, заполнили табель по ним. Доступно создание нескольких графиков работы одновременно для одного и более сотрудников, например 5-ти или 6-ти дневная рабочая неделя, сутки через трое и так далее;
• Цветные отметки — одинаковые отметки подсвечиваются одним цветом. Это не только удобно, но и наглядно визуально.

Получить доступ к файлам можно везде, где есть интернет. Данные надежно защищены, даже если вы ведете учет рабочего времени сразу для нескольких компаний, все они будут храниться в одном месте и находиться всегда под рукой. Больше не нужно хранить множество файлов и устанавливать стороннее ПО. С Электронным табелем учета рабочего времени учет рабочего времени становится проще, быстрее и эффективнее.

Скачать табель формы Т-12