Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Мы уже писали о том, зачем нужен табель учета рабочего времени, как он выглядит и каких ошибок следует избегать при заполнении этого документа.

В этой статье речь пойдет о юридической стороне вопроса. Корректно заполнять формы Т-12, Т-13 важно не только для формирования объективной статистики о работе сотрудников, но и во избежание санкций.

Дело в том, что ведение табеля учета рабочего времени – это обязательство работодателя, зафиксированное в статьях Трудового кодекса РФ. При этом есть вполне четкий набор сведений, которые подлежат фиксированию в табеле, конкретные требования его к использованию и хранению.

Игнорирование данных положений является, по сути, нарушением законодательства, что предусматривает определенную ответственность.

Как выявляются нарушения

Установить, что табель учета рабочего времени не соответствует существующим требованиям, могут специальные проверяющие инстанции – Фонд социального страхования РФ, Федеральная налоговая служба России, Пенсионный фонд России, Прокуратура РФ, Министерство труда и социальной защиты РФ, Территориальная инспекция по труду и другие уполномоченные органы.

Также проблема может быть обнаружена в ходе судебного разбирательства, инициированного против данного предприятия в рамках трудового или налогового права.

Наконец, ненадлежащее заполнение табеля может выявиться и на уровне предприятия – руководителем или лицом, ответственным за данный участок работы.

Чем грозит несоблюдение требований к формам Т-12, Т-13

Недопустимым считается как отсутствие на предприятии табеля учета рабочего времени, так и неправильное его заполнение, а также отказ предоставить документ для контроля профильным органам. Все три случая трактуются как правонарушения.

Отсутствие табеля

Если табель не ведется вообще, ответственность за это лежит на руководителе предприятия. Он рискует быть привлеченным по статье 5.27 часть 1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. За это предусмотрено вынесение предупреждения или штраф.

Что касается штрафа, то конкретный его размер зависит от формы собственности предприятия:

• Если оно находится в государственном подчинении, то руководитель как должностное лицо обязан выплатить от 1 000 до 5 000 руб. РФ.
• Такой же штраф предусмотрен, если речь об индивидуальном предпринимателе.
• Если табель отсутствует у юридического лица, то его руководитель штрафуется на сумму от 30 000 до 50 000 руб. РФ.

Ненадлежащее заполнение табеля

За ошибки, нарушения и иные проблемы, связанные с ведением форм Т-12, Т-13, ответственен сотрудник, которому было поручено работать с табелем. При этом контроль правильности заполнения данного документа осуществляет как непосредственный начальник этого сотрудника, так и иные уполномоченные лица, включая руководителя предприятия.

Выявленные нарушения в оформлении табеля учета рабочего времени подлежат оперативному устранению. Конкретная ответственность за них наступает в соответствии с внутренним трудовым распорядком.

По решению руководителя могут применяться различные дисциплинарные взыскания (предупреждение, замечание, выговор, увольнение). Дополнительными мерами считаются решение о понижении в должности, переводе в иное структурное подразделение и т.д.

Главное условие наложения взыскания на сотрудника – наличие внутреннего документа, вменяющего в его обязанности ведение табеля учета рабочего времени, либо указание соответствующего пункта в трудовом договоре.

Непредставление табеля для ознакомления контролирующим инстанциям

Формы Т-12, Т-13 могут периодически проверяться представителями Трудовой инспекции, Фонда социального страхования РФ, Федерального форма обязательного медицинского страхования РФ или Пенсионного фонда России. Такие проверки необходимы для контроля над начислением на предприятии заработных плат, пособий по временной нетрудоспособности, а также для определения правильности налоговых отчислений работодателя.

Сокрытие данных об учете рабочего времени, предоставление их в неполном виде, искажение или намеренное изменение их объема является административным правонарушением.

За это должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 руб. РФ. В дополнение к этому оплачивается по 200 руб. РФ за каждый отдельный непредоставленный документ, который мог бы заменить часть данных из табеля.

Распределение ответственности за корректность учета рабочего времени

Если внимательнее разобраться в ситуации, то очевидной становится необходимость коллективной ответственности за проблемы с ведением форм Т-12, Т-13.

Комплексный контроль над всей работой предприятия и его сотрудников возложен на руководителя. При этом учет рабочего времени обычно связан с деятельностью бухгалтерии и кадровой службы.

С другой стороны, указанные структурные подразделения не имеют возможности отслеживать реальное соблюдение рабочего распорядка каждым отдельным сотрудником. Даже назначение конкретного работника ответственным за заполнение табеля Т-12 или Т-13 не дает ему возможности лично проконтролировать всех сотрудников предприятия.

Зачастую данные в табель заносятся на основании данных, предоставленных руководителями структурных подразделений или же самими работниками. Конечно, достоверность их оценить почти невозможно. В итоге это приводит к ошибкам и нарушениям при расчете зарплат, пособий и налоговых отчислений.

Избежать подобного помогает система электронного учета явки сотрудников на работу – автоматические турникеты, использование электронных спецпропусков и т.п. В этом случае информация, попадающая в табель, является максимально объективной.

Простой способ избежать проблем

Заполнение табеля учета рабочего времени гораздо удобнее и быстрее осуществлять в электронном виде. Для этого в свое время и была введена форма Т-13 как компьютерный аналог бумажной формы T-12. Чем более автоматизировано ведение табеля, тем легче с ним работать.

Современные электронные формы Т-13 можно заполнять онлайн. Они не зависят от наличия свободного места на компьютере ответственного сотрудника, не привязаны к его IP и не требуют установки специального программного обеспечения.

Заполнять электронные табели легко и необременительно, что минимизирует проблемы ненадлежащего учета рабочего времени сотрудников.

Детальнее посмотреть, как устроена электронная онлайн-форма Т-13, можно здесь.