Всем привет. В этой статье хочу поднять вопрос о том, для чего нужен многообъектовый распределенный табель учета рабочего времени(и графика работы) в ситуации, когда у компании (группы компаний) много сотрудников в разных городах и уже внедрён 1С.

Предыстория.

Я занимаюсь разработкой веб-приложений (облачных\onPremise) табельного учета. Однажды ко мне обратился потенциальный заказчик с запросом разработки удобного приложения, предназначенного для составления табеля учета времени. В ходе обсуждения необходимых функций выяснилось, что в компании (группе компаний) уже ведется бухгалтерия и для этой цели используется 1С. А для табеля рабочего времени используется решение на основе Google Sheets(Гугл таблиц). Однако эта ситуация его не устраивала: гугл таблицы оказались «ненадежными» и «неудобными» из за количества файлов, прав доступа к табельным данным, сложности переноса данных в 1С. Для человека, который не связан с темой разработки табелей — это может показаться необычно, так как в 1С уже есть табель. Зачем нужен другой, в гугл таблицах или где-либо еще? Стало понятно, что требуется разработать «многообъектный коллективный табель учета рабочего времени».

Необходимость такого способа ведения табеля может быть связана с тем, что:

• необходима поддержка большого количества «рабочих мест-табельщиков»;
• дорого и\или долго улучшать решение на базе 1С(или другое) в сравнении с более доступной разработкой внешнего веб-приложения;
• существующее решение на основе Google Sheets не позволяет реализовать ряд важных функций, например: ограниченный ввод табельной информации как по времени так и по другим правилам; простое и быстрое формирование необходимых отчетов;
• невозможность\нежелание доработки типовых конфигураций 1С по причине прекращения официальной техподдержки как от партнеров 1С, так и самой 1С;
• неэффективное решение с точки зрения времени при работе с табельной информацией в существующем решении на базе 1С.

Внешний, коллективный табель необходим не каждой компании, в которой ведется табельный учет. Больше всего он может быть нужен компаниям (группам компаний) с большим количеством табелируемых сотрудников, которые в свою очередь разделены на группы и физически находятся в разных городах. Например: сетевым ритейл магазинам (Магнит, Пятерочка, Лента, Фасоль и т.д.), сетям медицинских центров, аптечной сети, крупным аутсорсерам общественного питания, крупным сетям пиццерий и так далее.

Условия задачи коллективного табелирования.

Предположим, что есть компания или группа компаний с общим количеством сотрудников равным, например 4000. Все сотрудники могут быть объединены группами (отделами, подразделениями, бригадами, офисами, столовыми и т.д.) по 15 человек. Это примерно 4000 /15 = 266 групп. При этом сотрудники могут работать на 2-х должностях либо переходить из одной группы в другую или в двух одновременно, причем не с первого числа месяца. На каждую группу сотрудников существует ответственный(«табельщик») со своим логином и паролем. Таким образом потребуется 266 рабочих мест, хотя табельщик может заполнять несколько групп сотрудников. Кроме этого, группы сотрудников могут быть при необходимости объединены в подразделения (может быть названо по-другому, но это 2-ий уровень организационной структуры), а подразделения в филиалы (может быть названо по-другому, но это 3-ий уровень организационной структуры).

Возможные решения.

Рассмотрим возможные варианты решения задачи коллективного мультиобъектного составления табеля.

Вариант 1.  На основе Google Sheets (гугл таблиц).

Довольно простой в использовании и бесплатный вариант в ситуациях, когда табелируется небольшое количество сотрудников на 30 и менее групп сотрудников. Как правило табельный учет ведется одним специалистом  и не требуется привлечение технического специалиста(программиста) для доработки\улучшения решения. Этот вариант предполагает не сильно сложные отчеты, формирование которых происходит примерно не чаще чем 1 раз в 5 дней (то есть время на их сборку\формирование есть). Может подойти для малого бизнеса либо для среднего бизнеса, но с ограничениями.

В этом варианте персональные данные сотрудников находятся не на собственном сервере компании, а на сервере Google Sheets.

Плюсы:

• Без оплаты за лицензии на ПО, за облачные услуги;
• без оплаты (либо минимально) за разработку ПО;
• достаточно легко внедряется. За счет того, что требуются базовые знания и навыки с гугл таблицами;

Минусы:

• требуется больше усилий от конечных пользователей чтобы поддерживать структуру файлов – могут слетать формулы, ручное создание немалого количества файлов и их настройка и т.д.;
• невозможность выполнения ряда функций, например: ограниченный контроль ввода данных; ограниченный контроль просмотра данных; формирование отчетов требует хорошего знания гугл таблиц;
• при росте объема данных (количество сотрудников, количества групп сотрудников) сложно или невозможно формировать необходимые отчеты.
• проблемы адаптивности интерфейса при работе с планшета, смартфона.

Вариант 2. На основе платформы 1С.

Гибкий в реализации, но возможно дорогой. Согласно регламентам компании, может быть неприемлемый кейс. Предоставляет возможность 1С-специалистам реализовать необходимую логику формирования отчетов, правила ввода данных для различных ролей пользователей. Причем штатный 1С разработчик уже может обладать опытом разработки в необходимой конфигурации. Подойдет среднему бизнесу или крупному, у которых есть бюджет.

Персональные данные сотрудников будут в общем случае на сервере, расположенном территории РФ. Либо на сервере, который под полным управлением компании.

Рассмотрим цены серверных и клиентский лицензий 1С. Не являюсь опытным специалистом в 1С, поэтому возможны погрешности в расчетах ниже. Итак, Клиентские лицензии. Информация из официального сайта:

1 292 300 / 300 = 4 307 руб. за рабочее место. 266 рабочих мест * 4 307 = 1 145 839 руб.

Либо Мобильные рабочие места:

246 200 / 300 = 820 руб. за рабочее место. 266 рабочих мест * 820 = 218 297 руб.

Кроме этого, может потребоваться лицензия на сервер (так как на 266 рабочих мест файловый вариант может не подойти из-за производительности и особенностей работы):

Как видно, суммы шести или семизначные. И это только за лицензии, без учета стоимости разработки\доработки конкретной конфигурации в компании. Отдельно покупать лицензии 1С для табельного учета вероятно нет смысла. Но возможна ситуация, когда в компании уже куплены необходимые лицензии – тогда ситуация меняется только по оптимальности стоимости разработки\доработки и применимости согласно регламентам в компании.

Плюсы:

• реализация необходимых прав доступа к данным и ограничений ввода и просмотра информации;
• тесная интеграция с существующими решениями на базе 1С;

Минусы:

• дорогая и возможно относительно длительная разработка ПО;
• нежелательность\невозможность реализации для типовых конфигураций из-за условий их использования;
• лицензия\облачные услуги могут стоить относительно дорого для малого и среднего бизнеса с учетом решаемых задач ПО;

Вариант 3.  На основе веб-сервиса «Электронный табель».

Специализированное программное обеспечение. Оптимальный вариант в соотношении цена и функциональные возможности. В качестве цели ведения табеля может быть просто расчет количества рабочих часов, дней так и расчет ЗП. Среди возможностей такие как: ограничение заполнения табеля по ролям (табелирующий свой отдел; просмотр кадровым специалистом табелей всех отделов; т.д.); по времени(одним днем, прошлые даты нельзя заполнять и т.д.); по отделам\группам сотрудников(если например сотрудник перешел из одной группы в другую не с 1-го числа месяца) – нельзя задублировать часы на одну дату; по должности – нельзя задать больше либо отличное от количества часов, указанных в должности. Формирование отчетов происходит в соответствии с требованиями и мгновенно. Согласно особенностям компании возможна интеграция: через FTP посредством XML, MS Excel, CSV файлы; через API; путем выгрузки и загрузки MS Excel файлов вручную пользователями.

Персональные данные сотрудников в общем случае на сервере, расположенном территории РФ либо под полным управлением компании.

Как и в варианте на основе 1С возможна гибкая доработка\адаптация функций табелирования.

Немного про стоимость лицензии или облачных услуг.  Может варьироваться от 20 т.р. до 80 т.р. в месяц независимо от того сколько будет «табельщиков». Возьмем, например 30 т.р. \ 266 = 112 руб. за рабочее место. Стоит отметить, что и функций заметно меньше в сравнении с 1С, но для задач табелирования их достаточно. А конечный пользователь не перегружен другими лишними функциями.

Плюсы:

• предусматривает сравнительно оптимальные расходы как на разработку ПО, так и на лицензии\облачные услуги;
• возможна реализация гибких правил доступа (ввода, чтения, изменения) к данным (в том числе табельным);
• быстрое формирование отчетов на основе существующих табельных данных;
• возможен адаптивный интерфейс для работы с мобильных устройств (смартфон, планшет);
• возможна интеграция с 1С либо любой другой информационной системой;

Минусы:

• не является компонентом платформы 1С для тесной интеграции;
• не является бесплатным ПО;
• при интеграции с 1С (или другой внешней системы) требуются специалисты этой платформы ввиду разнообразия как конфигураций, так и их версий.

Подробнее про сервис «Электронный табель».

Основные особенности многообъектного табельного учета для 1С в сервисе «Электронный табель» (или индивидуального решения на его основе):

А. Поручите заполнение табеля другим ответственным сотрудникам. Заполнение табеля от лица заполняющих табель(«табельщика») только по своим отделам \ подразделениям \ бригадам \ объектам.

Б. Минимизируйте время для выяснения причин ошибок в табеле.

Б1. Ограничение на заполнение табеля для «табельщика» по времени, датам (прошлым  или еще и будущим).

В том числе запрет на дублирование часов (либо при превышении лимита суммы часов на дату) по сотруднику на разных объектах\в подразделениях.

Б2(реализовано в одном из индивидуальных решений). Ограничение на заполнение табеля с учетом переводов сотрудника по должности и\или отделу.

В. Сокращайте время для отправки табелей в кадровый или бухгалтерский отдел. Есть возможность для роли пользователя «только чтение» оперативно посмотреть и скачать, без возможности редактирования табеля.

Г. Уменьшите время и трудозатраты для загрузки данных во внешнюю систему. Возможна интеграция со сторонней системой. Для регулярного обмена данными между сервисом «Электронный табель» и сторонней системой (Битрикс24, 1С, и т.д.) предусмотрено Rest API. Доступные методы описаны по ссылке.

Итог.

Как мы увидели, возможны различные варианты решения задачи многообъектного распределенного табельного учета. Когда в компании (группе компаний) есть понимание, что для задачи ведения табеля не хватает возможностей Гугл таблиц, а решение на 1С не устраивает по той или иной причине, то имеется относительно оптимальный вариант на основе сервиса «Электронный табель». Оптимальный не только по цене, а и по своим функциональным возможностям.

Из-за многообразия целей и условий табельного учета в компаниях существующее решение может частично не соответствовать требованиям. В этом случае возможна разработка по индивидуальным требованиям. В каждой компании политика в отношении персональных данных может отличаться и, например не позволяет их загружать и обрабатывать на сторонних ресурсах. В этом случае возможна поставка решения на сервер компании-заказчика (on-Premise).

Комментарии, предложения, уточнения пишите в Telegram: https://t.me/dox07  или на эл. почту: info@tsheet.ru