Привет всем. Я разработчик облачных веб-приложений и помогаю различным компаниям автоматизировать бизнес-процессы, в том числе кадровый учет.

Цель данной статьи – это показать мой опыт автоматизации кадрового учета. Информация в ней в первую очередь будет полезна для бухгалтеров, кадровых специалистов медицинских учреждений с филиальной (либо более простой) организационной структурой.

Ниже речь пойдет про программу коллективного составления графика работы (далее Программа) для сети медицинских центров.

Расчет месячной нормы и сверхурочных позволяет в компании: исключить нарушение (либо свести к минимуму вероятность нарушения) трудового законодательства; легче вести суммированный учет рабочего времени (СУРВ).

Доступные функции программы разделены на 3 группы: ввод табельных данных, отчеты, управление справочными данными.

А. Ввод фактических данных (заполнение табеля рабочего времени\графика работы).

Одна из основных функций программы – это работа с табелем учета рабочего времени. Для работы с ним следует выбрать месяц и отделение. Затем наполнить список необходимыми сотрудниками (нажав кнопку «Добавить сотрудника») с должностями. Один и тот же сотрудник может быть с несколькими разными должностями (совмещение должностей).

Заполнение табеля отделения доступно как для пользователя с ролью «Заполняющий» (доступны один или более отделений), так и с ролью «Администратор» (у которого полные права). И выполняется по датам на конкретного сотрудника в должности, например Нагиева Ева Викторовна работала 1 декабря 2023 года 12 часов (код Я — явка) либо 31 декабря 6 часов. Список сотрудников возможно вручную (как удобнее для конкретного пользователя) расположить друг над другом за счет функции «произвольная сортировка» (пиктограмма вертикальной стрелки, направленной вверх и вниз).

Среди дополнительных функций имеется возможность задать параметр «Ставка», который влияет на необходимость (и формулу) расчета месячной нормы и сверхурочных.  Месячная норма часов зависит от нормы часов должности (40 ч., 39 ч., 36 ч., т.д.), больничных дней, дней отпуска и ставки, указанной в табеле. Причем больничные и отпускные дни могут попадать на праздничные, предпраздничные, выходные дни – это тоже учитывается при расчете месячной нормы часов и сверхурочных.

Другие полезные функции:

• запрет заполнения табеля на прошлые дни для роли пользователя «Заполняющий»(заполняющий только свое отделение(ия));
• скачать табель в файл MS Excel;
• отображение только нескольких сотрудников (удобно, когда следует посмотреть данные по сотруднику(ам) в нескольких отделениях).

Б. Отчеты.

Одной из важнейших функций программы является формирование и скачивание отчетов во внешний файл.

Б.1. «Внутренний табель». Для удобного использования табельной информации в локальном документообороте предусмотрена функция выгрузки табеля во MS Excel файл в том виде как на веб-странице «Табель», а не в формате как например Т-12 или Т-13.

Б.2. «Сводный отчет».
Необходим для сквозного формирования списка сотрудников по всем отделениям выбранных филиалов.  Содержит информацию о количестве рабочих часов всех сотрудников в должностях за месяц в филиале(по нескольким отделениям).

В. Справочные данные.

С целью корректной работы табеля и формирования отчетов требуется внести необходимые справочные данные. Для этого предусмотрены:

В.1. «Каталог отделений» для формирования организационной структуры. Каждое отделение относится к какому-либо одному филиалу, а филиал в свою очередь относится к какому-либо одному юрлицу. Табель заполняется по отделению.

B.2. Управление должностями.  Для того, чтобы использовать в табеле совмещение должностей доступны функции добавления, редактирования должностей. В том числе по должности возможно указать норму часов в неделю, например 40 ч., 39 ч., 36 ч. и т.д.

В.3. Список пользователей, сотрудников. Для предоставления доступа на заполнение табеля отделения (нескольких отделений) либо для просмотра табеля по филиалу предусмотрены функции добавления, редактирования пользователя.

Кроме того, сотрудник может быть в списке табеля одного (нескольких) отделения.

Практика показывает, что чем больше сотрудников планируется вести в программе (от 100 и более), тем заметнее будет польза от её использования. Это достигается за счет коллективной работы заполняющих табели своих отделений в общей базе, разграничению прав доступа на уровне пользователей-сотрудников, исключения дубляжа часов\смен и других полезных особенностей, автоматического формирования отчетов.

Итог.

Программа полезна для:

• коллективного ведения табелей (с разграничением доступа) различных медицинских отделений с целью сокращения времени проверки\корректировки вводимых табельных данных;
• автоматического расчета месячной нормы часов с учетом особенностей, применяемых в организации;
• как вспомогательная программа формирования отчетов с целью дальнейшего их использования в бухгалтерском и кадровом учете в организации;

Комментарии, предложения, уточнения пишите на эл. почту info@tsheet.ru