Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

В органах госвласти, равно как и в органах местного самоуправления и прочих бюджетных организациях, существует особый порядок учета рабочего времени. При этом документальный контроль данной сферы остается обязательным.

Вместо традиционных табелей, применяемых для предприятий и организаций, в структурах государственных органов и бюджетных учреждениях действует особый документ – форма по ОКУД0504421. Это аналог табеля Т-12, который отличается от него только сферой использования.

Поскольку существует специальный табель учета рабочего времени для бюджетников и госорганов, стандартные формы Т-12 и Т-13 там обычно не используются.

Отдельный табель для госструктур был утвержден Министерством финансов РФ относительно недавно – в 2015 году. В специальном приказе Минфина перечислены все виды учетных документов, включая табель контроля рабочего времени.

Где используется классификационная форма 0504421

На сегодняшний день в России особый табель предусмотрен для учета рабочего времени сотрудниковследующих структур:

• Федеральные, региональныеи местные органы власти
• Организации управления государственными внебюджетными фондами
• Государственные (муниципальные) учреждения

Иными словами табель 0504421 предназначен для всех организаций, финансируемых из бюджета. Именно поэтому он и был утвержден Минфином РФ.

Как заполнять табель для бюджетных организаций

Бюджетные учреждения имеют меньше свободы в части ведения учета рабочего времени, чем предприятия. Для госорганов российское законодательство не предусматривает возможности ведения учета рабочего времени, отличного от формы 0504421.

Допускается лишь внесение в табель дополнительных сведений, если это необходимо в конкретном случае.

При заполнении табеля 0504421 применяются общие стандарты учета рабочего времени:

• Документ создается в единственном экземпляре.
• Ведется по унифицированной форме.
• Заполняется на месяц.
• Подлежит согласованию руководителем.

Шапка документа

Одной из главных особенностей документа является наличие идентификационного кода в шапке. Это связано с тем, что в России действует единый классификатор управленческой документации. Специальные коды должны указывать на наличие корректировок в документе.

В шапке также вписывается название учреждения, наименование конкретного структурного подразделения и период, который отображен в табеле.

Основная часть

Информационное поле формы 0504421 внешне сходно с формой Т-12. В частности, предусмотрены графы для данных о сотрудниках и графы, отражающие информацию о рабочем времени для каждого из них.

Первые три столбца отведены под ФИО, должность, а также личные табельные номера работников. Последующие столбцы – это числа отчетного месяца (календарные).

По каждой дате ответственный табельщик проставляет условные обозначения, отражающие наличие или отсутствие сотрудника на рабочем месте и причины отсутствия (опоздание, прогул, командировка, отпуск, временная нетрудоспособность, уход за ребенком, учебный отпуск и т.д.).

Особые кодовые обозначения есть для отклонений от стандартного режима работы учреждения. Это касается сверхурочных, выходов в выходные и праздничные дни. Под этими отметками проставляется также количество дополнительно отработанных часов.

По итогам каждых двух недель, а также по итогам всего месяца в отдельных столбцах отражается общее количество отработанных каждым сотрудником часов. Такие данные позволяют объективно рассчитать причитающиеся работнику бюджетной сферы выплаты.

При этом конкретные расчеты по поводу зарплат и пособий сотрудников проводит бухгалтерия, и отражения в табеле они не имеют.

Подписи

Готовый табель в конце каждого отчетного периода подписывается ответственным за заполнение лицом, представителями бухгалтерии и кадровой службы, а также руководителем.

Электронный табель 0504421

Вести учет рабочего времени сотрудников бюджетных организаций в наше время гораздо удобнее в электронном виде. Это тем более обоснованно, что количество рабочих часов от месяца к месяцу для большинства сотрудников остается неизменным, поэтому удобно просто переносить данные из одного табеля в другой посредством копирования. Кроме того, в электронный табель проще вносить изменения.

В то же время для бюджетных организаций по-прежнему важно хранение всей документации в печатном виде, что касается и табелей учета рабочего времени.

Ответственность за нарушения порядка заполнения

Как и в случае с табелем для предприятий, любые ошибки, неточности и пробелы при заполнении формы 0504421 являются нарушением. Точно так же расценивается и отсутствие табеля как такового.

Ответственность за нарушения несет руководитель бюджетной организации и лицо, которому вверено ведение табеля. Подробнее об административной ответственности и мерах взыскания за ненадлежащее оформление учета рабочего времени можно прочитать здесь. Отношение проверяющих инстанций к табелям в бюджетной организации всегда более строгое, поскольку они напрямую отражают режим функционирования всего учреждения в целом, и по ним можно судить об эффективности работы того или иного государственного сектора.